Política de Privacidad

1. Responsable del tratamiento

A efectos de esta Política, Solai actúa como responsable del tratamiento respecto de los datos personales tratados para la gestión de su web pública, sus leads, su actividad comercial, la contratación de servicios, la gestión de clientes y la operativa propia de Solai Team.

Cuando nuestros clientes utilicen Solai Team, automatizaciones, CRM, agenda u otros módulos para gestionar datos de sus propios contactos, leads, clientes finales o usuarios, Solai podrá actuar además como encargado del tratamiento o proveedor tecnológico, en la medida en que trate dichos datos por cuenta del cliente y conforme a las instrucciones del cliente o al acuerdo contractual aplicable.

2. Datos personales que recopilamos

Podemos recopilar, acceder o tratar las siguientes categorías de datos, en función del tipo de relación que mantengas con Solai:

2.1. Datos de identificación y contacto

• Nombre y apellidos.
• Dirección de correo electrónico.
• Número de teléfono.
• Empresa, cargo, sector y datos de contacto profesional.
• URL de la web o dominio de la empresa.
• Cualquier otro dato que nos facilites al rellenar formularios, solicitar una consultoría, contratar un servicio o contactar con nosotros.

2.2. Datos de uso, navegación y contexto técnico

• Dirección IP, identificadores técnicos, logs de acceso y eventos de seguridad.
• Tipo de navegador, sistema operativo, dispositivo y resolución.
• Páginas visitadas, tiempo de permanencia, rutas de navegación y eventos básicos de uso.
• Origen de la visita, campaña, referencia o canal de adquisición cuando dicha información esté disponible.

2.3. Datos de autenticación, acceso y perfil de usuario

• Datos de autenticación e inicio de sesión en Solai Team.
• Identificadores de usuario, rol, permisos, empresa asociada y preferencias de cuenta.
• Metadatos de acceso, historial de sesión, tokens técnicos y datos asociados a autenticación segura.
• Datos derivados de proveedores de identidad o inicio de sesión social, incluyendo Google OAuth, cuando se habilite dicho acceso.

2.4. Datos operativos y de negocio tratados en la plataforma

• Datos de empresa o cliente, configuración del workspace y datos de onboarding.
• Datos operativos de agenda, reservas, CRM, leads, pipeline comercial, soporte y seguimiento.
• Mensajes, notas internas, estados de tareas, historial de actividad y trazabilidad operativa.
• Datos derivados de integraciones, automatizaciones, formularios, webhooks y sincronizaciones con terceros.

2.5. Datos de facturación y pagos

• Datos identificativos y fiscales necesarios para presupuestos, facturas y cobros.
• Información parcial relacionada con el medio de pago o el estado del cobro.
• La información completa de tarjeta o medios de pago equivalentes se trata a través de proveedores externos como Stripe; Solai no almacena de forma ordinaria los datos completos de la tarjeta.

2.6. Datos de terceros gestionados por clientes en la plataforma

Cuando un cliente utilice Solai Team para gestionar su operativa, la plataforma puede alojar o tratar datos de terceros tales como contactos, leads, clientes finales, pacientes, reservas, interlocutores o usuarios autorizados del propio cliente. En esos casos, el alcance del tratamiento dependerá de la configuración funcional contratada y de las instrucciones del cliente.

3. Finalidades del tratamiento

Tratamos tus datos personales para las siguientes finalidades, según el contexto de uso:

1. Visitantes de la web pública
   • Mostrar contenidos, responder solicitudes, gestionar formularios de contacto y reservas de consultoría.
   • Medir actividad básica del sitio, rendimiento, seguridad y mejora de la experiencia digital.
2. Leads y contactos comerciales
   • Atender consultas, solicitudes de información, demos, presupuestos y reuniones comerciales.
   • Realizar acciones precontractuales, seguimiento comercial y comunicaciones relacionadas con nuestros servicios.
3. Clientes y usuarios autorizados de Solai Team
   • Provisionar cuentas, autenticar accesos, configurar workspaces, roles y permisos.
   • Operar módulos de CRM, agenda, pipeline, onboarding, soporte, automatizaciones e integraciones.
   • Proporcionar trazabilidad, soporte técnico, mantenimiento correctivo y continuidad operativa.
4. Usuarios internos del workspace team
   • Gestionar la operación interna de Solai, la administración de clientes y la coordinación de servicios.
   • Supervisar actividad, accesos, incidencias, automatizaciones y seguridad de la plataforma.
5. Gestión administrativa, contable y fiscal
   • Emisión de presupuestos, facturas, justificantes de pago y gestión de cobros.
   • Cumplimiento de obligaciones contables, fiscales, mercantiles o de prevención del fraude.
6. Marketing y comunicaciones comerciales
   • Enviar newsletters, novedades, materiales informativos o comunicaciones comerciales, cuando exista consentimiento o base legal suficiente.
   • Medir campañas, atribución comercial y eficacia de acciones promocionales, cuando proceda.
7. Seguridad, cumplimiento y prevención del fraude
   • Detectar accesos no autorizados, usos indebidos, incidencias de seguridad o comportamientos anómalos.
   • Conservar evidencias razonables para defensa jurídica, cumplimiento normativo y auditoría interna.

4. Bases legales del tratamiento

Las bases jurídicas que legitiman el tratamiento de tus datos son:

• Ejecución de un contrato o aplicación de medidas precontractuales
  Para gestionar solicitudes, demos, consultorías, onboarding, prestación de servicios, acceso a Solai Team, soporte, facturación y operativa asociada a la relación comercial o contractual.
• Cumplimiento de obligaciones legales
  Para atender obligaciones contables, fiscales, mercantiles, de seguridad, de prevención del fraude o requerimientos de autoridades competentes.
• Consentimiento
  Para comunicaciones comerciales cuando sea exigible, para determinadas integraciones opcionales y para el uso de cookies o tecnologías no esenciales.
• Interés legítimo
  Para garantizar la seguridad de la web y la plataforma, prevenir abusos, mejorar el servicio, mantener la infraestructura, atender incidencias y realizar analítica básica o defensa jurídica, siempre respetando tus derechos y libertades.
• Interés legítimo o ejecución contractual del cliente
  Cuando, en el marco de Solai Team, un cliente gestione datos de sus propios contactos o usuarios y Solai actúe como encargado o proveedor tecnológico al amparo del acuerdo correspondiente.

5. Plazos de conservación de los datos

Conservamos tus datos personales durante los siguientes periodos o mientras resulte necesario para la finalidad correspondiente:

• Visitantes de la web y analítica básica: durante el tiempo estrictamente necesario para medir actividad, seguridad y rendimiento, y en los plazos configurados por cada herramienta.
• Leads y contactos comerciales: hasta 24 meses desde el último contacto significativo, salvo que exista relación contractual posterior o retires antes tu consentimiento cuando este resulte aplicable.
• Clientes, usuarios autorizados y datos del workspace: mientras dure la relación contractual y, una vez finalizada, durante los plazos necesarios para soporte residual, defensa jurídica, cumplimiento legal o devolución/supresión conforme al contrato aplicable.
• Facturación y pagos: durante los plazos legalmente exigibles en materia contable, fiscal y mercantil.
• Logs, seguridad y trazabilidad: durante el tiempo necesario para garantizar la seguridad, investigar incidencias y cumplir obligaciones legales o contractuales, con criterios de proporcionalidad y minimización.
• Transcurridos esos plazos, los datos se eliminarán de forma segura, se anonimizarán o se bloquearán cuando la normativa exija su conservación limitada para responsabilidades posteriores.

6. Destinatarios y proveedores (encargados de tratamiento)

No vendemos ni alquilamos tus datos personales. Podremos comunicarlos o permitir su acceso únicamente cuando sea necesario para la prestación de servicios, el cumplimiento legal o la operación de Solai Team.

• Proveedores de infraestructura, autenticación, base de datos, almacenamiento, despliegue y seguridad.
• Proveedores de pago, facturación y cobro.
• Proveedores de agenda, correo, calendario, automatización, formularios, mensajería o webhooks cuando se integren en la prestación del servicio.
• Autoridades administrativas, judiciales o cuerpos y fuerzas de seguridad cuando exista obligación legal o requerimiento válido.

Principales categorías de proveedores y servicios relacionados

7. Transferencias internacionales de datos

Algunos de los proveedores tecnológicos que intervienen en la prestación de la web o de Solai Team pueden estar ubicados fuera del Espacio Económico Europeo o permitir accesos remotos desde terceros países.

En esos supuestos, Solai adoptará las garantías adecuadas exigidas por el RGPD, que podrán incluir decisiones de adecuación, cláusulas contractuales tipo, compromisos contractuales adicionales, cifrado, minimización de datos, segmentación de accesos y demás medidas razonables aplicables al riesgo.

8. Cookies y tecnologías similares

Utilizamos cookies y tecnologías similares en la web pública y, cuando proceda, en las áreas autenticadas de Solai Team para recordar preferencias, sostener sesiones seguras, medir actividad básica y mejorar la experiencia de uso.

Las cookies o tecnologías no esenciales se utilizarán únicamente cuando exista una base legal suficiente, normalmente tu consentimiento a través de la plataforma de gestión correspondiente.

Puedes obtener información más detallada en nuestra Política de Cookies.

9. Derechos de los usuarios

Como interesado, puedes ejercer los siguientes derechos sobre tus datos personales:

• Acceso: saber qué datos tratamos y obtener una copia.
• Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
• Supresión: pedir la eliminación de tus datos cuando ya no sean necesarios o retires tu consentimiento.
• Oposición: oponerte a determinados tratamientos, especialmente marketing directo o tratamientos basados en interés legítimo.
• Limitación del tratamiento: solicitar que limitemos temporalmente el uso de tus datos en determinados supuestos.
• Portabilidad: recibir tus datos en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica.
• Retirada del consentimiento: en cualquier momento, cuando el tratamiento se base en el consentimiento.

Para ejercer tus derechos, puedes escribirnos a hola@wesolai.com. Cuando Solai actúe exclusivamente como encargado del tratamiento por cuenta de un cliente, podremos redirigir tu solicitud al cliente responsable si resulta jurídicamente procedente.

También tienes derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD):

https://www.aepd.es

10. Menores de edad

Nuestros servicios y la plataforma Solai Team no están dirigidos a menores de 18 años, salvo en la medida en que un cliente los utilice en un contexto legítimo y con su propia base jurídica, bajo su responsabilidad.

No recopilamos de forma intencionada información personal de menores como parte de nuestra web pública o procesos comerciales propios.

11. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales y la operativa de Solai Team, incluyendo, entre otras:

• Control de accesos, autenticación y gestión de permisos.
• Uso de conexiones seguras (HTTPS) y buenas prácticas de segregación de entornos.
• Minimización de datos, trazabilidad, copias de seguridad y revisión de incidencias.
• Medidas razonables de seguridad sobre automatizaciones, integraciones y webhooks.

No obstante, ningún sistema conectado a Internet es completamente inmune a incidentes de seguridad, por lo que no puede garantizarse una seguridad absoluta.

12. Cambios en esta Política de Privacidad

Podemos actualizar esta Política de Privacidad para reflejar cambios legales, técnicos, operativos o de proveedores.

La versión vigente será siempre la publicada en esta página, con indicación de la fecha de última actualización.

13. Contacto

Si tienes preguntas, dudas o quieres ejercer cualquiera de tus derechos, puedes contactarnos en: